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オフ会マニュアル
０）はじめに
自閉人向けにかなり細かいことを書いてありますが、全部実行する必要は全くと言っていいほどありません。わたしもこんなにやっていたらくたばってしまいますから。
１）ノートの準備
記録用に、ノートを一冊用意する
何かの行事を企画・運営する際は、まず、ノート（横罫・Ｂ５のいわゆる大学ノート）を一冊用意します。
これはキャンプ・リーダー講習の際には必ずといっていいくらい教えられることで、このノートを「リーダーノート」と呼びます。システム工学の世界でいう「データベース」（直訳すると「情報基地」か）にあたるもので、すべての情報がこのノートに集約されていると、行事運営に携わる人間はこのノートを参照するだけで、必要なことがわかります。
２）数読み
まず、
＊いつごろ
＊どのあたりの
＊どんなところで
＊何をして
＊参加費がどのくらいだと
＊どんな人が参加して、どのくらいの人数が集まるか
というのを大雑把に予想する。このとき、
＊どんな人にどうやって連絡（告知）するか
＊どんな会場をどうやって押さえるか
＊何時頃、どこに集合するか
も考慮に入れる。
３）全体の流れ
＊役割分担の決定
＊会場の候補選定・下見・会場仮押え（場合によっては正式予約・予約金の支払い）
＊連絡・告知
＊参加者数の大雑把な把握
＊会場最終確認
＊参加者最終確認・参加費徴集（当日にずれ込むことあり）
＊当日
＊清算
＊関係者に報告・御礼
４）手順の実際
手順１：役割分担の決定
○予約下見
レストラン，公民館などの会場を探して予約を入れる。
多少の交渉能力や金銭感覚（例えば、レストランで高いコースを薦められた場合に断れる程度）が必要。また、障害者手帳を持っている人が下見に同行していると障害者向けの施設を予約することが可能になる。
オフ会当日に参加者を会場まで引率する係は、下見に同行のこと。
○受付担当
オフ会の告知と参加希望や問い合わせへの対応。
自宅でインターネットの接続ができ、細めにメールの確認ができる人が適任。MLオーナーやアシスタントが兼任しておくと併せてMLへの参加希望があった場合にすぐに登録できるので便利。
○会計
当日、オフ会に参加して費用の計算を行う。特異性算数障害がある場合は辛いかもしれない。当日確実に参加できることも条件となる。
○緊急連絡
当日、何かあった場合に緊急連絡先になる人。オフ会に確実に参加できる人で、空間把握（迷子になった人への道案内のため）がよく、緊急事態に対応するのが得意な人が適任。
手順２：会場探し
○会場探し・予約
役割分担が決まったら、予約・下見係の人が会場探しをはじめる。公民館などは早めの予約（二か月から三か月）が必要なので注意。
公民館を探す場合は地元住民であるメンバーの協力を得ておいた方がよい。障害者施設を選ぶ場合は障害者手帳の取得者の協力が必要。
○集合場所の選定
会場の最寄駅で、集合場所になりそうな場所をチェック。
○ランチの設定
ランチタイムの会場選びにおいては値段に注意。基本的に昼食だけで２０００円を超える事態は避けること。予約人数が多い場合、店員さんからコースを薦められることもあるが、できるだけ自由にメニューを選べる形が望ましい。
ランチタイムの会場はできるだけザワザワしておらず、他の客からある程度分離された空間がお勧め。障害関連の話題が多いのと、聴覚過敏のある人への配慮がその理由。ただし、狭くてザワザワした空間が苦手な人もいるので、適度な広さが必要。（これはややこしいっす）
BGMは全くないかクラシック程度である会場が望ましい。
会場の照明についてはまだどのような配慮が必要なのかは現時点では分かっていない。ただし、光に対して感覚過敏を持っている人はいるので、考慮に入れておく必要はある。
候補地がおおむね決定した時点で、上記の選定基準を付記したうえで、その周辺に土地鑑のある会員からの情報提供を呼びかけておくとよい。
○内部連絡
一次会と二次会の会場が決まったら、MLに集合場所，会場の詳細情報をアップしておく。会場については名前，住所，最寄の駅，電話番号を明記。
HPがあれば地図をアップしておくことが望ましい。
手順３：告知と受付（外部向け）
・集合場所と会場が決定したら、受付担当の係がタイムスケージュールを決めて、主要な掲示板にオフ会の告知を行う。
伝えておいた方がいい項目は
- 集合時間と集合場所
- １次会と２次会の会場と何をやるのか
- おおよその費用
- 持ち物がある場合は持ち物
- 問い合わせ・参加受付に使うメール・アドレス
など。
・緊急連絡先の携帯電話の番号や待ち合わせ場所に持っていく目印は掲示板に告知せず、メールで直接にお知らせする。
・告知はオフ会の２週間前に１度行い、１週間前に確認の告知を行う。１週間おきに掲示板を見る人がオフ会の告知を見落としていたという例が過去にあったため。
・問い合わせや参加申し込みはできるだけ、直接メールで行なうようお願いすること。そうしないと緊急連絡先や目印や詳細をお知らせできないため。
・問い合わせの際に、以下のような要望が出された場合の対処方法を示す。
「不安なので何人くるのかとか誰が来るのかを教えてほしい」
→人数と参加者のハンドルネームまでなら教えてもよい
「参加できるかどうかまだ分からないが興味がある」
→オフ会２〜３日前までに結論を出していただくようにお願いする
・もし、併せてネットワークへの入会希望があった場合はMLオーナーかアシスタントに連絡。ただし、オーナーかアシスタントが受付をやっている場合はこの手間が省ける。
・メンバーの中にも「外部から誰が来るのか分かっていた方がいい」という人はいるので、外部からの参加者のハンドルネームや参加申し込みメールをMLに転送してもよい。ただし、参加申し込みメールの場合、本名，メールアドレス，携帯番号などは削除して転送すること
・受付担当者の都合により、参加者の定員を決めておいたり、受付締めきり日を設定してもよい。
手順４：当日
・あらかじめ、当日行なうことをチェックリストにして用意しておくとよい。これを天体観測や化学実験の世界では「メニュー・カード」と呼ぶ。
・緊急連絡担当者は所定の時間に集合場所に目印を持って立つ。
・遅れる人はほぼ毎回いるが、集合時間を１５分過ぎて来なければ１次会会場に出発。
・席順は必要に応じてコントロールしてもよい。例えば、あまりしゃべらない人をはじに座らせておくと、会話に入っていけなくなる可能性がある。また、人によってはマンツーマンの会話にしかついていけない人もいるので注意。
・食事を注文するときに毎度毎度もたつくので、レポート用紙とボールペンを用意して、紙に書いて注文するとよいかもしれない。
・１次会から２次会の会場に移動する際は、会計にかかる時間も考慮に入れておくこと。
・会計係は計算機（携帯が代用できればそれでよいが、けっこうしんどい。電卓がよい）を持っておいた方がいい。
・おつりが出てしまった場合は慌てずにそのお金を２次会で使用することを説明。２次会でもおつりが出てしまった場合は人数で割って返却するか、次回の繰越金にすることを提案する。
手順５：終わり
・幹事の仕事は２次会まで。３次会以降を開きたい場合は幹事以外の人が仕切ること。
・担当者（たとえば緊急連絡役）が最寄の駅まで引率して解散
・帰宅したら、受付担当者がMLと主要掲示板に事後報告を行う。
繰越金をいただいている場合は、掲示板に感謝の旨を表明しておくこと。
以上
mail: kilroy@syd.odn.ne.jp